Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional, é importante saber que, além de pagar os tributos mensalmente via DAS, existe uma outra obrigação essencial: a entrega da DEFIS. Ela pode não ser tão conhecida quanto outras declarações, mas tem um peso grande na regularidade fiscal da sua empresa.
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) funciona como uma espécie de “raio-X” do seu negócio. É nela que você informa dados relevantes sobre o desempenho da empresa ao longo do ano, como faturamento, folha de pagamento, lucros, alterações societárias e muito mais. Mesmo que sua empresa não tenha tido movimentação durante o ano, a DEFIS ainda precisa ser enviada.
Neste conteúdo, vamos te mostrar o que é a DEFIS, quem precisa declarar, quais dados são exigidos, quais riscos você corre ao cometer erros e por que a contabilidade é essencial nesse processo.
O que é a DEFIS e quem precisa declarar
Se você é empreendedor e atua no regime do Simples Nacional, já deve ter ouvido falar da DEFIS. Mas afinal, o que é essa obrigação anual e por que ela é tão importante?
Uma obrigação fiscal de caráter declaratório
A DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, que substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional). Ela precisa ser entregue por todas as empresas enquadradas no Simples Nacional, com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEIs), que possuem obrigações diferentes.
Essa declaração é enviada por meio do sistema PGDAS-D e deve ser feita anualmente. Seu principal objetivo é repassar à Receita Federal informações contábeis, fiscais e econômicas da empresa, permitindo que o Fisco acompanhe o desempenho e a regularidade do negócio.
Empresas inativas também precisam enviar?
Sim. Mesmo que a empresa não tenha tido faturamento ou movimentação em um determinado ano, a DEFIS ainda é obrigatória. Empresas inativas também devem cumprir o envio dentro do prazo para evitar pendências e complicações futuras.
Ignorar essa obrigação pode gerar problemas com a Receita Federal, impedir a emissão de certidões negativas e até comprometer a regularidade do seu CNPJ.
Quais informações são exigidas na DEFIS
O preenchimento da DEFIS pode parecer simples à primeira vista, mas exige atenção a uma série de detalhes. Afinal, trata-se de uma declaração que compila dados do ano inteiro.
Um retrato completo do ano fiscal da empresa
Na DEFIS, você precisa informar diversas informações econômicas e fiscais da empresa. Entre elas, estão:
- Receita bruta total obtida durante o ano.
- Valor da folha de salários e do pró-labore dos sócios.
- Distribuição de lucros entre os sócios.
- Informações sobre estoque, se aplicável.
- Alterações no quadro societário.
- Quantidade de empregados no início e no fim do período.
Esses dados servem para compor o panorama fiscal da empresa e são utilizados como base para cruzamentos de informações por parte da Receita.
Erros comuns que causam dor de cabeça
Um dos grandes problemas relacionados à DEFIS está nos erros de preenchimento. É comum que empresários tentem enviar a declaração por conta própria, sem auxílio de um contador, e acabem cometendo enganos como:
- Preencher valores incorretos da receita bruta.
- Omitir lucros distribuídos.
- Informar dados divergentes dos relatórios contábeis.
- Esquecer de incluir alterações societárias.
Por isso, contar com um contador de confiança que conheça as obrigações do Simples Nacional é fundamental para evitar inconsistências que podem gerar multas e complicações fiscais.
Consequências do preenchimento incorreto ou envio fora do prazo
Muitos empreendedores acreditam que a DEFIS não é tão importante quanto outras obrigações fiscais, mas essa percepção pode custar caro. Mesmo sendo uma declaração sem cobrança direta de tributos, seu descuido pode acarretar em graves consequências.
Multas e penalidades por atraso ou omissão
O prazo da DEFIS costuma ser até o último dia útil de março, referente ao ano-calendário anterior. Ou seja, a DEFIS 2025, por exemplo, trará informações relativas ao ano de 2024 e deverá ser entregue até o final de março de 2025.
O não envio da declaração pode gerar:
- Impedimento de parcelamentos e regularizações fiscais.
- Problemas na emissão de certidão negativa (CND), essencial para participar de licitações, obter crédito ou vender a empresa.
- Multas pela omissão de informações ou envio com dados incorretos.
- Inclusão da empresa em situação irregular no Simples Nacional, o que pode até levar à exclusão do regime tributário.
Além disso, caso a Receita Federal identifique incoerências entre a DEFIS e outras declarações da empresa, pode haver fiscalizações adicionais, com risco de autuações.
A importância de ter o suporte da contabilidade
Se você ainda faz a gestão fiscal da sua empresa sozinho, talvez seja hora de reconsiderar. A DEFIS exige conhecimento técnico para que seja preenchida de forma adequada, principalmente porque envolve informações que dialogam com o balanço contábil e outras obrigações acessórias.
Empresas que contam com uma contabilidade especializada no Simples Nacional têm mais tranquilidade para lidar com esse tipo de demanda, além de segurança na hora de prestar informações ao Fisco.
No próximo bloco, vamos abordar boas práticas para organizar os dados da DEFIS, explicar como garantir que as informações estejam corretas e como a tecnologia pode facilitar esse processo.
Como preencher corretamente a DEFIS
Antes de mais nada, é fundamental entender que o preenchimento da DEFIS exige muita atenção. Embora o sistema facilite o envio por meio do portal do Simples Nacional, não significa que o processo seja simples. Pelo contrário, diversos campos exigem informações específicas e, se houver qualquer inconsistência, isso pode comprometer a regularidade fiscal da empresa.
Para preencher corretamente a DEFIS, é necessário ter em mãos os dados financeiros e contábeis do ano anterior, como receita bruta, quantidade de funcionários e informações sobre a distribuição de lucros. Também é importante considerar que, mesmo que a empresa não tenha tido movimentação, a entrega da DEFIS ainda é obrigatória. Por isso, o apoio de um contador se torna indispensável.
Além disso, é importante que a contabilidade esteja em dia. Isso porque qualquer omissão, erro de digitação ou falta de conciliação entre os dados contábeis e os informados na DEFIS pode gerar inconsistência perante a Receita Federal. Dessa forma, não se trata apenas de preencher campos automaticamente, mas sim de garantir que os dados estejam corretos, completos e de acordo com a movimentação real da empresa.
Quais são os prazos e como evitar a multa
A DEFIS deve ser entregue até o dia 31 de março de cada ano, referente ao exercício anterior. Esse prazo, embora pareça distante para quem ainda está no início do ano, exige planejamento desde o primeiro mês. Quanto antes a contabilidade estiver organizada, menor o risco de erros e mais tranquilo será o processo de envio.
Caso a entrega seja feita fora do prazo, ou o documento contenha erros, a empresa pode sofrer penalidades. Ainda que a Receita Federal não aplique multa diretamente por atraso na DEFIS, a não entrega pode resultar em complicações como o impedimento de gerar o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), o que impede o pagamento dos tributos mensais. Esse bloqueio, por sua vez, pode fazer a empresa entrar em débito e, eventualmente, ser excluída do regime do Simples Nacional.
Portanto, o ideal é que o empresário acompanhe os prazos junto com sua contabilidade. Ter um calendário tributário atualizado e um sistema de gestão que permita uma visão clara das obrigações mensais ajuda bastante. Afinal, quando o prazo chega, tudo já deve estar em ordem para que o envio seja feito sem pressa, sem estresse e sem riscos.
O papel da contabilidade na entrega da DEFIS
Muitos empresários ainda acreditam que a DEFIS é apenas mais um formulário a ser preenchido, como se fosse um simples relatório. No entanto, ela tem um valor estratégico muito maior. Por meio da DEFIS, a Receita Federal acompanha a movimentação financeira da empresa, mesmo que ela esteja dentro de um regime tributário simplificado. Ou seja, é por meio dela que o governo verifica se há coerência entre o faturamento, a distribuição de lucros, a quantidade de funcionários e a regularidade das contribuições.
É justamente por isso que contar com o suporte de uma contabilidade especializada em Simples Nacional é tão importante. O contador não apenas preenche o formulário, mas garante que os dados estejam alinhados com a realidade fiscal e contábil da empresa. Além disso, o profissional pode auxiliar na organização dos documentos ao longo do ano, prevenindo erros comuns e reduzindo as chances de problemas futuros.
Outro ponto relevante é que a contabilidade ajuda na leitura estratégica dos dados. Ao analisar a DEFIS, o contador pode identificar gargalos financeiros, oportunidades de redução de tributos ou mesmo a necessidade de rever processos administrativos. Em outras palavras, a entrega da DEFIS pode ser uma oportunidade de planejamento fiscal, desde que seja feita com atenção e profissionalismo.
Evite problemas: conte com a Hábil para a sua DEFIS
Agora que você já entendeu a importância da DEFIS, o que deve constar na declaração e os riscos de um preenchimento incorreto, é hora de agir com responsabilidade. Se você é optante pelo Simples Nacional, ou está prestes a abrir uma empresa nesse regime, precisa de um parceiro que conheça profundamente as obrigações do Simples Nacional e saiba como garantir a entrega correta da sua DEFIS.
A Hábil tem anos de experiência em atender empresas do Simples Nacional, oferecendo um serviço humanizado, claro e totalmente adaptado à sua realidade. Nossa equipe entende que cada negócio tem uma história única — e por isso, cada declaração precisa ser tratada com cuidado, profissionalismo e olhar estratégico.
Não espere o prazo apertar para correr atrás da sua contabilidade. Fale com a gente e descubra como podemos ajudar seu negócio a cumprir suas obrigações, crescer de forma segura e evitar erros que podem custar caro no futuro. Conte com quem entende do assunto. Conte com a Hábil.
